Pick-up & delivery bij autoverhuur: Zo pak je het slim aan!

1. Bewaar een goed overzicht

Een haal- en brengservice kan een flinke uitdaging vormen voor de administratieve organisatie. Het vergt een zorgvuldige planning van op- en afhalingen, de service moet worden opgenomen in facturen en offertes, extra contactinfo moet worden bijgehouden, er kunnen extra adressen van toepassing zijn die afwijken van het facturatieadres, er moeten verschillende tarieven opgesteld worden... en zo zijn er tal van variabelen waarmee rekening moet worden gehouden. Breng voor jouw organisatie in kaart welke acties deze extra service met zich meebrengt en zorg ervoor dat alles overzichtelijk wordt georganiseerd. Zo houd je de controle en bied je een goede service aan je klanten.

2. Communiceer efficiënt met je medewerkers

Wanneer je werkt met een team van meerdere collega's of in een groep van meerdere vestigingen, is het van cruciaal belang dat de juiste info op de juiste plaats te vinden is. Zo kan je bijvoorbeeld de leveringen en ophalingen visueel toevoegen in de algemene planning, met vermelding van ophaal- en afleveradres en de contactinfo. Of misschien werk je liever met een overzichtelijk rapport van de leveringen en ophalingen in een bepaalde periode. Hoe je ook te werk gaat, hanteer een goede communicatiestrategie met je medewerkers, zodat iedereen de nodige informatie terugvindt en weet wat er van hen wordt verwacht. 

3. Laat je ondersteunen door professionele software

Om de bovengenoemde punten soepel en efficiënt te laten verlopen, is betrouwbare softwareondersteuning van groot belang. Een fleetmanagementsysteem zoals ProPlanner speelt in op de specifieke behoeften van jouw bedrijf en zorgt voor een probleemloze administratie die eenvoudig in de hele organisatie geïmplementeerd kan worden. Zo wordt het ophalen en afleveren van voertuigen kinderspel met de haal- en brengmodule van ProPlanner.

Maak kennis met de haal- en brengmodule van ProPlanner

De functionaliteiten:

• Aangeven bij aanmaak van een contract of het voertuig geleverd en/of opgehaald moet worden
• Specifieke ophaal- en afleveradressen ingeven in het systeem
• Per levering contactinfo toewijzen en opmerkingen toevoegen
• Duidelijke, visuele vermelding op de planning en op de contracten
• Rapportage van ophalingen en afleveringen binnen een bepaalde periode, voor een bepaalde klantengroep, voor een bepaalde vestiging...
• ... en meer! 

Van Gent Autoverhuur, een gerenommeerde verhuurder in Nederland met een divers wagenpark en een breed klantenbestand, implementeerde deze module meteen. Gerben Van Houwelingen, COO bij Van Gent Autoverhuur, deelt zijn ervaringen over hoe deze tool hen helpt om het overzicht te behouden, tijd te besparen en de efficiëntie te verhogen.

Gerben: “Sinds het begin van onze activiteiten bieden wij al een pick-up & delivery service aan, inmiddels meer dan 40 jaar. Dit onderscheidt ons van andere verhuurders en wordt door onze klanten erg gewaardeerd. Toen de haal- en brengmodule van ProPlanner gelanceerd werd, gingen we er meteen mee aan de slag. Voorheen hield ik de planning uit het hoofd bij, maar nu verschijnt alles automatisch in de planning en rapportage. Zo zien we precies welke wagens op welke datum worden opgehaald of afgeleverd, wat een groot voordeel is."

Efficientie is erg belangrijk, zeker met meerdere vestigingen. Dat erkent ook Gerben: "Als ik afwezig ben, kan een collega de planning moeiteloos overnemen. Sinds de opening van onze tweede vestiging is deze module onmisbaar geworden. De module is efficiënt, overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en compleet. Ik zou het zeker aanbevelen aan andere autoverhuurders.”

Meer weten? 

Ook van plan om een haal- en brengservice aan te bieden? Of ben je nog op zoek naar professionele software die je hierbij kan ondersteunen? ProPlanner helpt je graag verder!

Voor meer informatie over deze module kan je contact met ons opnemen via onderstaande knop, door te mailen naar support@proplanner.eu of te bellen naar +32 (0)51 69 04 57.